10 prevederi care nu trebuie să lipsească din contractul de achiziție a unei soluții software românești

Ghid de supraviețuire pentru cumpărătorii de soluții software românești

Sunt un mare fan al soluțiilor software românești, dar acest articol nu este pentru a-i încuraja pe dezvoltatorii români de aplicații, ci pentru a-i învăța pe clienți ce și cum să cumpere.

Să zicem că ai decis să cumperi o soluție software fabricată în România pentru compania ta. Felicitări! Uite însă la ce trebuie să ai grijă:

1. Drepturi de proprietate. Soluția poate avea înglobate programe software care nu sunt dezvoltate de producătorul soluției. Insistă ca furnizorul să scrie clar în contractul cu tine că:
   1. Deține toate drepturile de proprietate ale componentelor aplicației, sau deține licențele necesare pentru redistribuire.
   2. Își asumă responsabilitatea și costurile generate de orice dispută ar putea avea cu producătorii componentelor utilizate.
2. Costurile viitoare de mentenanță, upgrade și servicii. Trebuie să înțelegi că odată instalată soluția ești într-o mare măsură prizonierul relației cu fabricantul. Dacă acesta hotărăște să crească subit costul mentenanței sau al serviciilor suplimentare pe care le poți solicita, atunci nu vei putea să te opui. Alternativa va fi înlocuirea sistemului, ceea ce poate fi catastrofal din punct de vedere al costurilor și al perturbării operațiunilor companiei tale. Soluția este să prevezi în contract un mecanism de ajustare a prețurilor predictibil (legi mentenanța de inflație și manopera de variația salariului mediu in IT, de exemplu). Atenție și la upgrade: nu vrei să fii forțat să faci plăți neprevăzute pentru versiuni superioare ale aplicației!
3. Reputația. NU cumpăra niciodată o aplicație scumpă și vitală pentru compania ta înainte să verifici reputația furnizorului. Uită-te cine sunt clienții companiei și dă câteva telefoane. Vorbește cu cei implicați în administrarea sistemului și relația cu producătorul. Fă o verificare și on-line cu privire la cauze pe rolul tribunalelor între fabricant și clienți. Un fabricant care are deschise multe procese cu clienții trebuie investigat mai atent.
4. Calitatea documentației și a help-ului. Cereți din etapa de demo să vedeți help-ul contextual. Comparați help-ul cu ceea ce vedeți pe ecran, pentru a verifica dacă acesta este ținut la zi. E o meteahnă veche ca help-ul să fie cu câțiva ani în urmă la soluțiile românești (și nu numai românești). Cereți manualul de utilizare și comparați-l cu aplicația, ca să nu aveți surprize ulterior. Menționați în contract că furnizorul se obligă să întrețină la zi help-ul și documentația de utilizare.
5. Integrarea cu alte soluții. Am văzut numeroase situații în care furnizorul unei aplicații s-a opus integrării cu o altă soluție software. Menționați în contract că se obligă să ofere API și să permită integrarea cu o altă soluție. Atenție să nu lăsați deschisă posibilitatea ca integrarea să se facă numai cu asistența lor și cu costuri stabilite de ei, pentru că s-ar putea să nu vă placă factura pe care o veți primi!
6. Proprietatea asupra datelor. Chiar dacă aplicația vă este doar licențiată, datele sunt proprietatea Dvs. Trebuie să scrie clar în contract că datele vă aparțin și că programul are capacitatea de a le salva într-un format care să poată fi apoi citit și cu o altă aplicație. Altfel, riscați ca atunci când schimbați aplicația producătorul să vă ceară bani pentru exportul de date necesar pentru preluarea de noua aplicație.
7. Obligația informării asupra ciclului de viață al aplicației. Când cumpărați o aplicație enterprise, aveți nevoie să o exploatați pentru un număr de ani suficient așa încât să vă recuperați investiția. Furizorul trebuie să vă anunțe ce planuri are cu aplicația și să-și asume obligația de a o păstra, actualiza și întreține pentru un număr rezonabil de ani.
8. Bug-uri și calitatea aplicației. SLA-ul (Service Level Agreement) trebuie să conțină timpi de intervenție clari în funcție de severitatea defectelor și un mencanism agreat de măsurare a timpului.
9. Responsabilitatea pentru funcționarea aplicației. Furnizorul trebuie să-și asume prin contract responsabilitatea pentru un grad înalt de disponibilitate a aplicației și responsabilitatea financiară daca vi se produc prejudicii din cauza nefuncționării aplicației din cauze imputabile producătorului.
10. Securitatea datelor și responsabilitatea producătorului față de acestea. E o secțiune importantă. Datele voastre conțin date personale ale angajaților, clienților și furnizorilor. O parte dintre ele sunt confidențiale sub aspect comercial. Asigurați-vă că furnizorul are politicile de securitate adecvate și că veți fi în siguranță.

Acestea fiind spuse, dacă vă luați precauțiile de mai sus, ar trebui să fiți în siguranță și să vă bucurați de o relație fructuoasă cu furnizorul ales!