E la moda sa reduci costurile si sa imbunatatesti alocarea personalului. Sa predici acum ca o afacere sanatoasa trebuie sa aiba mai mult personal decat strictul necesar si ca alocarea 100% a personalului este nociva, poate parea contraintuitiv.
Haideti sa ne gandim putin: sa zicem ca ai o companie in care lantul valorii consta din aprovizionare, productie, livrari cu marketing, vanzari, hr, financiar si administrativ ca departamente de suport. Sa zicem ca ai redus costurile la maxim si acum ai numai personalul de care ai stricta nevoie, iar acesta este alocat 100%. Cum faci fata unor comenzi neprevazute, unor accidente, concediilor, plecarilor in deplasari de afaceri, demisiilor etc.? Care ar fi consecintele alocarii maximale?
- Alocarea peste 80% este apasatoare si stressanta. Personalul va suferi, ceea ce se va repercuta in calitatea muncii efectuate si in relatiile proaste cu clientii, furnizorii, partenerii dar si cu colegii din alte departamente. Vei pierde bani ca efect al acestei situatii.
- Alocarea maximala nu va permite personalului sa invete lucruri noi, sa-si ajute colegii mai putin experimentati, sa pregateasca personalul nou in firma si pe cei angajati temporar. Productivitatea va avea de suferit.
- Alocarea 100% inseamna ca nu ai niciun fel de spatiu pentru urgente, iar urgentele se intampla din cand in cand. Fie ca e o comanda deosebit de lucrativa, fie un client ”gras” care a decis sa-ti testeze serviciile, fie un client nou si deosebit adus de departamentul de vanzari, vei fi in imposibilitate de a-l servi fara sa neglijezi clientii existenti. Vei pierde oportunitati valoroase, din nou.
- Accidentele se intampla. Cand un angajat nu va veni la serviciu, fie pentru ca s-a intamplat ceva grav in viata lui, sau pentru ca a demisionat, sau pentru ca este in vacanta, ceilalti nu vor putea sa preia sarcinile lui si iti garantez ca vei pierde bani, oportunitati, sau clienti vechi nemultumiti de scaderea calitatii serviciilor tale. Sunt sanse foarte mari ca pierderile sa fie mult mai importante decat costurile cu personalul.
- Adesea, companiile reactioneaza abia dupa ce problemele de personal isi fac aparitia, cand raul a fost deja facut. Cel mai adesea reactioneaza angajand personal, dar personalul nou vine intr-o companie cu moral scazut, cu colegi prea ocupati pentru a-i introduce in rolul lor, cu venituri deja afectate.
- Oamenii dintr-o companie nu sunt interschimbabili. Lipsa unui vanzator nu poate fi compenstata de contabil sau de un sofer de multicar de la livrari si viceversa. Asta face ca problema inlocuirii temporare a unui angajat sa fie inca mai dificil de rezolvat.
Una peste alta, o afacere sanatoasa trebuie sa aiba personal suficient pentru a face fata schimbarilor cererii, oportunitatilor si accidentelor neprevazute. Oamenii au nevoie sa nu fie alocati 100% pentru a putea prelua sarcini in caz de nevoie, pentru a putea invata lucruri noi si pentru a nu fi supusi unei presiuni de natura sa le distruga moralul si eficienta. 80% sunt in general suficienti ca alocare, dar sunt situatii in care aceasta regula empirica nu se aplica, asa ca managerii trebuie sa gandeasca, nu sa aplice reguli empirice fara discernamant.
