management

Despre rolul si importanta secretarei si receptionistei pentru o practica individuala

dental clinic secretaryMajoritatea cabinetelor dentare mici, a cabinetelor medicale de practica individuala si multe dintre birourile consultantilor si expertilor individuali sunt organizate pentru scaderea costurilor. Asistenta este si secretara, receptionista, se ocupa de comenzile de materiale, tine evidenta pacientilor, fisele acestora, e om la toate.

Probabil ca absenta unei secretare pare o idee buna, altfel nu ar fi atat de raspandita. Este o idee catastrofala, caci proasta e un cuvant prea bland.

In primul rand, pentru o clinica, cabinet individual medical sau birou de consultanta, principalele doua constranger sunt:

  1. Cererea, adica numarul clientilor si calitatea acestora
  2. Timpul medicului / consultantului.

Controlul costurilor nu este una dintre cele doua constrangeri principale. Cererea este, pentru ca fara un flux de clienti constant si consistent, orice practica individuala nu poate avea succes. Absenta secretarei este departe de a ajuta. Clientii isi doresc sa fie intampinati de un personal atent si bine pregatit si isi doresc sa apeleze la serviciile profesioniste ale unui practician de succes. Cand atributiile secretarei sunt preluate de asistenta si medic, mesajul este ca au venit la un practician scapatat, care nu are cum sa fie bun si caruia, eventual, ii pot cere doar un pret mic.

Timpul medicului/consultantului reprezinta o constrangere absoluta: nu poti lucra mai mult de 10 ore/zi oricat ai vrea. Cum insa practica ta nu produce decat atunci cand lucrezi direct cu pacientul (clientul), este important ca toate sarcinile care nu sunt facturabile si pot fi incredintate altei persoane, sa fie, pentru ca asta e singurul mod in care poti creste timpul facturabil.

Eliminarea secretarei conduce la scaderea calitatii serviciilor, la prabusirea relatiei cu clientul, la proiectarea unei imagini de practica scapatata, la reducerea timpului facturabil, pe scurt este o catastrofa. Mai mult, lipsa interfetei permanente cu clientii te va face sa pierzi clienti de fiecare data cand telefonul suna si nu raspunde nimeni, cu fiecare e-mail ramas fara raspuns si cu fiecare recomandare nefolosita.

In cazul unui stomatolog, de exemplu, ideea este cu atat mai proasta cu cat poti angaja o secretara buna cu 1500 lei net/luna, ceea ce se traduce intr-un cost salarial de 2703 lei, presupunand ca platesti toate taxele legal. Un singur implant se factureaza cu 400 euro la o clinica de nivel mediu, din care maxim 160 euro sunt costuri directe. Peste acest pret se adauga reconstructia, care mai aduce inca cel putin 100 euro margine bruta (adaos, nu pret) in contul clinicii si cu doi dinti am platit salariul secretarei.

Este absurd sa crezi ca timpul eliberat de secretara, cresterea calitatii serviciilor, perceptia favorabila in fata clientilor iti permit sa platesti cu varf si indesat investitia in personalul auxiliar? Eu cred ca e absurd sa tai costurile acolo unde ar trebui sa te intereseze productivitatea.

Marian Hanganu

Marian Hanganu

I am a professional in marketing and sales. I am proud of being called a salesman. I am a free man. I am a father and a husband.

Leave a Reply